専門事務アシスタントの職務内容 (2022 年)

人事

Professional Administrative Assistant Job Description 1521478



天使の数を見つけてください

無料の管理アシスタントの職務記述書テンプレート。 「管理アシスタント」または「管理補助者」と呼ばれることもある管理アシスタントは、管理専門家がより高度な責任に集中できるように、組織化を維持して職務を完了するのを支援します。



彼らの責任には、管理者との会議のスケジュール設定、オフィス来客の接待、管理者に代わって書類の準備などが含まれます。

学術推薦状 (4)

JavaScriptを有効にしてください

学術推薦状 (4)

管理アシスタントの仕事内容



エンジェルナンバー16

管理アシスタントの仕事内容

求職者と雇用主向け:

管理アシスタントのタスクと任務には、職場がスムーズに運営されるように管理サポートを提供することが含まれます。組織およびコミュニケーションに関するさまざまな責任を負うマネージャーと従業員をサポートします。

管理アシスタントは機密情報を担当します。この分野の幅広い概念、手法、プロセスに精通しています。

電話や電子メールを介して効果的に対話し、すべての管理アシスタントのタスクが適切かつ高品質かつスケジュールどおりに実行されることを保証する能力。他の人の努力をあなたが指揮し、主導することができます。



目標を計画して達成するには、専門知識と判断力を頼りに、多くの創造性と自由度を期待してください。通常、マネージャーまたはユニット/部門の責任者が直属の人物となります。

事務補助業務

管理アシスタントの責任:

  • 電話に応答します。
  • 会議を企画し、スケジュールを設定します。予定をスケジュールします。
  • 連絡先を追跡します。
  • 通信用のメモ、手紙、ファックス、フォームを作成して配布します。
  • 定期的に提出されるレポートの作成を支援します。
  • ファイルシステムを作成して保持します。
  • 事務用品を購入します。
  • 旅行の手配、レストランの予約、航空券の予約を行います。
  • 事務手続きを監督します。
  • 予防保守要件を完了します。
  • 経費報告書を提出し、調整する必要があります。
  • 研究を実施し、プレゼンテーションを開発します。
  • レポートを作成します。
  • さまざまな取り組みを管理します。
  • 請求書を準備して記録します。
  • すべてのオフィス機器の効率的な動作を保証します。
  • 管理担当者に情報、教育の機会、経験の成長の可能性を提供します。
  • 予防保守のニーズを満たし、修理を依頼し、機器の在庫を監視し、機器の動作を保証するための新しい機器と手順を評価します。
  • 在庫を監視して在庫レベルを評価し、必要な供給を予測し、供給の注文を作成して迅速化することにより、供給在庫を維持します。資材の配送に伴う
  • 教育コースに参加し、専門出版物を読み、個人ネットワークを構築し、専門組織に参加して、専門的および技術的な知識を常に最新の状態に保ちます。
  • ファイリング、入力、コピー、バインド、スキャン、およびその他の管理タスクが実行されます。
  • オフィスの他のメンバーに代わって手紙や電子メールを作成します。
  • とりわけ、電話会議、部屋、タクシー、宅配業者、モーテルなどを予約します。
  • 必要に応じて受付カウンターに蓋をしてください。
  • コンピュータと手動のファイリング システムの両方を最新の状態に保ちます。
  • 責任を持って機器の在庫を管理してください。
  • 採用担当者、幹部、スタッフの管理上の問題を解決します。
  • 電話に応答し、直接電話をかけます。
  • 予定表を整理します。
  • 定期的にスケジュールされたレポートの作成を支援します。
  • ファイル システムを開発、作成、維持します。
  • 従業員のスケジュールを管理します。
  • 従業員の休暇記録を正確に維持します。
  • オフィス機器の修理は調整する必要があります。
  • 管理および事務手続きを実施します。
  • 会社の上級スタッフのレストラン予約に同行します。
  • ファイリング、入力、コピー、製本、スキャン、その他の管理業務が実行されます。
  • 管理スタッフに情報、教育の機会、経験的成長の機会を提供します。
  • 事務および管理プロセスを実行します。

管理アシスタントの要件

合格者は以​​下を備えている必要があります。

  • 高校卒業資格または同等の資格が必要です。
  • 経営管理、コミュニケーション、またはマーケティングの学士号または準学士号を持っているとさらに有利です。
  • 秘書やアシスタントとしての経験と確かな実績。
  • オフィスの管理システムとプロセスの理解が必要です。
  • 優れた時間管理能力とマルチタスク能力、およびタスクの優先順位付け能力。
  • 細部を重視し、問題を解決する能力。
  • 文字と音声の両方で優れたコミュニケーション能力。
  • 優れた企画力と組織力。
  • 優れた時間管理スキル。
  • Microsoft Office Suite (MS Office) に精通した (Microsoft Excel、Microsoft Word)。
  • 当該分野または同様の分野での7年以上の経験が必要です。
  • 礼儀正しくプロフェッショナルなコミュニケーションスキル。

管理アシスタントのスキル

管理アシスタントは、さまざまな責任を遂行するために、幅広いスキルと認定資格を持っている必要があります。

管理アシスタントは主にサポートの役割を果たします。つまり、コミュニケーションと意思決定が重要です。

以下は、すべての管理アシスタントが持つべき特定のスキルの一部です。

    意思決定：管理アシスタントは日常的に、特定の職務を効果的に管理する方法について自律的に判断する必要があります。コミュニケーションとコラボレーション:管理アシスタントは、他の管理者やサポート スタッフ、経営陣、クライアントと定期的に連絡を取る必要があります。組織力：管理アシスタントのタスクには、整理と優先順位付けが含まれます。自分自身と他の人を整理し、指定されたリストのどの雑用が最も重要であるかを特定できなければなりません。書き込み：管理アシスタントは、文章の綴り、句読点の入力、整理ができ、創造的、専門的、技術的、教育的など、さまざまなジャンルで文章を書くことができなければなりません。

管理アシスタントは何をしますか?

管理アシスタントは通常、他の専門家が実行する通常のタスクや高度なタスクを監督するために企業に雇用されています。

彼らは管理者や他の従業員と協力して、ファイルを整理し、手紙を作成し、レポートや論文をまとめます。

1234天使の意味

彼らの仕事には、カレンダーの管理、郵便物の仕分け、請求書の作成など、さまざまな事務業務が含まれます。また、イベントの企画や会議の設定と実行も担当することができます。

給与の期待

管理アシスタントは、特にキャリアが進むにつれて、まともな生計を立てることができます。

新しい秘書レベルの事務アシスタントの初任給は時給 7.25 ドルと低いかもしれませんが、米国の一般的な事務アシスタントの時給は 15.42 ドルです。

豊富な教育と経験を持つエグゼクティブ管理アシスタントは、給与の最高額で時給最大 30.25 ドルを稼ぐことができます。

教育と訓練

管理アシスタントは、最低限の教育として高校卒業資格または GED を持っている必要があります。これらの分野のトレーニングは、派遣会社を通じて提供することもできます。

高校を卒業したばかりの人を対象に、ワープロや一般事務のコースが専門学校やコミュニティカレッジで受講可能であり、非常に有益です。

学士号を持つ管理アシスタントは、仕事において重要なスキルであるライティングと数学を含む、より総合的な教育を受けているとみなされるため、雇用されやすくなります。

経験要件

管理アシスタントとしての雇用には経験は必要ありませんが、多くの企業が経験を尊重します。

これは、多くの会社員は実地訓練を通じて主要な能力を習得しており、さまざまな企業での長年の勤務歴によって、信頼性や責任感、必要なスキルを備えていることが証明されるためです。

秘書としてスタートし、ステップアップすることで、スキルの向上と献身的な努力が表れます。

このポジションの合格者は、通常、より高いレベルのリーダーを支援したり (場合によってはエグゼクティブアシスタントとして)、他の管理アシスタントを管理したり、オフィスマネージャーとして働いたりすることに進みます。

求人リソース

関連する職務内容